Aplikace Lotus Domino/Notes - Orsoft Kancelářský systém

ORTEX nabízí ucelenou sadu aplikací pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), řízení firmy i práci s dokumenty (DMS) v prostředí IBM Lotus Domino Collaboration Express 8.5.

Organizační struktura

• Organizační struktura eviduje základní informace o funkčních místech a jejich vztazích s vazbou na konkrétní osoby. Tyto informace jsou využívány v ostatních typových úlohách (Úkoly, Organizér, …) pro zajištění řízeného přístupu k informacím.

Adresář

• Tato databáze slouží jako centrální adresář, kam se ukládají základní údaje o firmách nebo osobách, jako je adresa, telefon, fax, elektronická pošta a další. Jednotlivé záznamy je možno řadit do uživatelsky definovatelných kategorií (např. pro účely hromadné korespondence).

Kontakt s partnery

• Tato databáze umožňuje sledovat kontakty s obchodními partnery (korespondence, telefonáty, zprávy ze služebních cest, poznámky, prezentace a nabídky) a evidovat celé obchodní případy/zakázky. Umožňuje rychle vytvořit e-maily, dopisy a faxy, a to buď přímo pomocí Lotus Notes nebo v jakémkoli externím textovém editoru.

Databáze souborů a objektů

• Databáze pro centrální skladování souborů (objektů), např. popisů produktů a služeb, šablon dokumentů atd. Dokumenty mohou být seřazeny podle kategorie, autora, aplikace nebo názvu. Toto třídění umožňuje rychlé vyhledávání souborů. Autor, který zakládá nový dokument, zároveň určuje, kdo k němu bude mít přístup.

Porady

• Databáze Porady umožňuje vedoucím pracovníkům plánovat a svolávat porady, sledovat účast pozvaných spolupracovníků a plnění úkolů, které ze zápisu z porady nebo z konkrétního bodu porady vyplynuly. Důležitou vlastností databáze Porady je také jednoduchá tvorba přehledů plnění úkolů, možná hierarchie porad a fulltextové vyhledávání v zápisech z porad jako v bázi znalostí.

Úkoly

• Úloha zaručuje ověřené doručení přiděleného úkolu pověřené osobě (osoba nebo funkční místo), nezávisle na tom, zda právě pracuje na síti nebo svou databázi například jednou denně replikuje z domova. Umožňuje kontrolovat průběh plnění zadaných úkolů včetně automatické notifikace o splnění nebo nesplnění.

Organizér

• V této databázi je zaznamenáváno všechno dění uvnitř firmy (schůzky, návštěvy, služební cesty, dovolené, prezentace, termíny porad, služby a další aktivity související s chodem organizace). Aplikace tak poskytuje rychlý a snadný náhled z jednoho místa na aktuální dění ve firmě nebo na nadcházející události - možnost plánování lidských zdrojů. Nový záznam organizéru je přenášen do osobní pošty a do kalendáře pošty.

Evidence došlé a odeslané pošty

• Tato skupina úloh řeší standardní činnosti při zaevidování došlé a odesílané pošty, včetně tisku příslušných formulářů České pošty, s vazbou na organizační strukturu a systém spisových a skartačních znaků.

Call centrum

• Databáze slouží k identifikaci volajícího podle informací generovaných telefonní ústřednou a k zapsání obsahu příchozích telefonátů. Záznamy jsou automaticky řazeny v čase k firmám v Adresáři. Na začátku hovoru jsou operátorovi zobrazeny na monitoru klíčové údaje o volajícím.

Evidence ISO dokumentace

• Databáze slouží pro evidenci řízené dokumentace s řadou atributů (zpracoval, prozkoumal, schválil, status, datum platnosti atd.) včetně verzování a zachycení vazeb mezi dokumenty. Schválené elektronické dokumenty je možné publikovat do PDF formátu a opatřit je dalšími atributy jako např. vodoznak, omezení tisku apod. Aplikace pracuje s organizační strukturou a maticí zodpovědnosti (rozdělovníky).

Reklamace, náměty, požadavky

• Aplikace pro řízení služeb helpdesku, včetně web přístupu zákazníka a workflow vyřizování reklamací.

Klient datové schránky

• Řešení pro komunikaci s datovými schránkami a pro archivaci zpráv a dokumentů jak přijatých tak odeslaných. Podrobnosti zde.