Workflow v Orsoftu
Co je to workflow?
Obecně workflow (pracovní postup) definuje, vytváří a řídí průběh firemních procesů. Provádí definovaný proces, komunikuje s účastníky procesu a případně spouští další aplikace. Workflow v IS Orsoft je zaměřeno zejména na procesy organizační a ekonomické.
Příklad workflow
Když do firmy přijde dodavatelská faktura, probíhá určitý postup jejího zpracování, na kterém se může účastnit několik osob. Faktura většinou bývá zapsána do evidence, někdo ji zkontroluje na objednávku, někdo ji odsouhlasí a další osoba třeba doplní zaúčtování. Přesný postup bývá upraven interními směrnicemi, často je však v praxi obtížné sledovat oběh jednotlivých faktur.
Workflow umožňuje postup práce
s dodavatelskou fakturou předem přesně definovat, rozdělit ho na kroky,
určit osoby a aktivity, které mají v každém kroku proběhnout.
Konkrétní pracovní postup pro určitou fakturu je spuštěn při příchodu dodavatelské
faktury do firmy, u každé faktury lze přesně zjistit, v jaké fázi postupu se nalézá
a jak probíhají jednotlivé kroky pracovního postupu.
Účastníci pracovního postupu jsou informováni e-mailem nebo interní zprávou
o potřebě provést požadovanou aktivitu v rámci jednoho kroku pracovního postupu,
automaticky jsou signalizovány kolize v pracovním postupu.
Videopříklad využití workflow
Využití workflow
- přijaté faktury,
- oběh dokumentů, s nimiž se mají seznámit konkrétní zaměstnanci,
- schvalování služebních cest,
- schvalování požadavků na nákup, na opravy,
- atd.
Workflow umožňuje řešit požadavky, pro jejichž realizaci dosud nebyly k dispozici potřebné nástroje. Využívá také elektronické dokumenty a umožňuje snadný přístup k poznámkám, které je možné dělat jak k celému pracovnímu postupu, tak i k jednotlivým krokům pracovního postupu a které musely být dříve sdělovany jinak, zpravidla méně spolehlivě (osobně, telefonicky, emailem).
Workflow výrazně zrychlí a zpřehlední firemní procesy s ohledem na individuální potřeby každé firmy.
Workflow a Orsoft web
Vzhledem k tomu, že účastníky pracovních procesů mohou být v praxi často osoby, které nemají přístup do IS Orsoft (manažeři, zaměstnanci), je část funkcí workflow zařazena i do produktu Orsoft web, který jim je zpřístupňuje. Tím je možné podstatnému rozšíření využití workflow i na osoby běžně nevyužívající IS Orsoft.
Datové schránky a elektronická fakturace ISDOC
Workflow také výrazně nabylo na významu se zavedením datových schránek a elektronických faktur ISDOC. Spuštění určitého workflow může být podmíněno právě přijetím zprávy do datové schránky. A takto může být například přijata do systému faktura ve formátu ISDOC (anebo nahrána ručně) a ta potom "probíhá" pomocí workflow celým svým procesem ve své originální podobě (tedy bez chyb způsobených přepisem), aniž by kdokoliv musel opustit svoji kancelář.